Caracteristici MS Word: 20 de funcții secrete dezvăluite!

Încercați Instrumentul Nostru Pentru Eliminarea Problemelor



Microsoft Word este unul dintre elementele de bază ale birourilor lumii moderne. Îl puteți găsi aproape în orice industrie existentă ca unul dintre principalele lor programe de utilizat pentru editarea textului și documentare.



Pentru a pune acest lucru în perspectivă, numai în Statele Unite, aproximativ 731.000 de companii folosesc Microsoft Office , un pachet care include Microsoft Word alături de alte produse Microsoft.



  sfaturi Microsoft Word
Microsoft Word a fost întotdeauna o vedere familiară și din motive întemeiate. Se pare că este actualizat în mod constant, ultima sa iterație fiind inclusă în
Microsoft Office 2021 cu noi funcții și actualizări care urmează să vină la pornire.

Cu toate aceste funcții și actualizări noi, de multe ori este greu să cunoașteți toate colțurile pe care le oferă întregul software, așa că în acest articol, vom discuta despre 20 de funcții secrete pe care le puteți folosi pentru a vă crește productivitatea și a maximiza utilizarea Microsoft. Cuvânt.



De la sfaturi pentru începători la niveluri intermediare, până la caracteristici ascunse despre care s-ar putea să nu fi avut nici cea mai mică idee. Există, de asemenea, exemple prezentate pentru unele dintre funcții, pentru ca dvs. să înțelegeți mai bine care sunt utilizările lor.

Sfaturi pentru începători -

Aceste sfaturi sunt destul de utile în general și ușor de făcut. Cele mai multe dintre acestea sunt deja incluse în filele principale ale Microsoft Word, așa că nu va trebui să încerci opțiuni doar pentru a le face să funcționeze.

Mărire rapidă prin Ctrl + Derulare

  ms word zoom
Primul sfat pentru începători este o funcție simplă de mărire și micșorare. Apăsând lung CTRL + derulând rotița mouse-ului, va mări sau micșora instantaneu documentul.



Nu va trebui să vă deranjați dacă trebuie să faceți clic manual pe opțiunile de zoom din colțul din stânga jos, dar, în schimb, puteți face totul ținând doar o tastă și făcând orice altceva cu mouse-ul.

Dacă doriți un calcul precis al mărimii pe care doriți să o măriți, este totuși cel mai bine să ajustați manual numărul de pe bara de zoom, deoarece funcția rotiță de defilare este doar pentru o modalitate rapidă generală de a utiliza funcțiile de zoom în documente.

Procedură :

Țineți apăsat CTRL + derulare mouse-ul

Securizarea documentului prin parole

  asigurați-vă parolele pentru documentul MS Word
Poate una dintre cele mai importante funcții pentru începători de care nu mulți oameni le țin cont este
protejarea documentelor și datelor acestora prin funcția de criptare a parolei încorporată de la Microsoft.

Cât de sigură este criptarea pe care o întrebați? Ei bine, folosește AES (Advanced Encryption Standard) cu chei de 256 de biți, ceea ce înseamnă că folosește un sistem de criptare destul de fiabil, binecunoscut în industrie.

Această criptare elimină deja cu ușurință o mulțime de oameni de la deschiderea și citirea accidentală a conținutului fișierului dvs.

Cu toate acestea, cei care sunt dedicați citirii conținutului pot face în continuare acest lucru, dar efortul necesar este cu adevărat obositor și inutil. Utilizați acest sistem pentru a vă securiza fișierele personale sau tranzacțiile de afaceri.

Dacă operați o afacere de comerț electronic, cum ar fi cele ale unui Amazon FBA sau chiar o piață care implică date importante despre clienți și contabilitate, cum ar fi Ce e bun atunci acest lucru vă va asigura cu siguranță fișierele să nu cadă în mâini greșite.

Doar asigurați-vă că vă amintiți parola!

Procedură:

Deschideți Fișier > Fila Informații > Protejați documentul > Criptați documentul > Introduceți parola > Ok

Utilizarea Căutării inteligente în Microsoft Word

  căutare inteligentă în MS Word
Una dintre cele mai puternice și convenabile caracteristici ale Microsoft Word este Smart Search. Este aproape doar integrarea unui motor de căutare în editor, așa că ori de câte ori aveți ceva în documentul dvs. pe care trebuie să îl căutați, trebuie doar să îl evidențiați și să faceți clic pe căutare inteligentă pentru a vedea instantaneu cele mai precise rezultate cu privire la articol.

Această caracteristică este foarte puternică pentru scriitori, deoarece pot căuta cu ușurință termeni cu care nu sunt familiarizați, să punem acest lucru într-un exemplu.

În cazul unei afaceri care se concentrează pe reabilitarea pentru dependență, aceștia folosesc dialere predictive pentru a contacta potențiali clienți, dar ce este un dialer predictiv in primul loc? Ei bine, puteți căuta cu ușurință asta pe motorul de căutare cu Smart Search.

Veți fi întâmpinat cu rezultate direct de la Bing, dar puteți schimba acest lucru în Google, oricare doriți.

Proceduri :

Evidențiați Text > Faceți clic dreapta pe Textul evidențiat > Faceți clic pe Căutare „Nume text”

Dublu clic în document = scriere gratuită

  scriere liberă în cuvânt
Acest sfat este cât se poate de simplu și unii oameni aparent nici nu observă că această caracteristică există, dar poate fi de mare ajutor pentru a economisi timp prețios în editarea și scrierea textului instantaneu, fără a fi nevoie să fie deranjați de formatare.

Dacă doriți să continuați și să introduceți oriunde doriți sau trebuie să editați într-un anumit loc care este în afara limitelor documentului dvs. obișnuit, faceți dublu clic pe acel loc specific și începeți să tastați! Nu este nevoie să dați clic manual pe spațiu sau pe tab de mai multe ori doar pentru a ajunge la el.

Procedură:

Găsiți zonă > dublu clic > Tastați!

Modele și modele MS Word

  mas șabloane și modele de cuvinte
Este un dat că Microsoft Word oferă o listă lungă de funcții puternice și personalizări pe care le puteți face multe în ceea ce privește crearea propriilor modele. Dar, ce se întâmplă dacă nu ai timp să faci toată munca creativă în primul rând? Ce se întâmplă dacă nu aveți abilitățile sau experiența necesară pentru a utiliza aceste puternice și lungi liste de instrumente și nu aveți timp să le faceți pe amândouă?

Din fericire, Microsoft Word oferă și o listă extinsă de modele gata făcute cu șabloanele lor! Puteți lua orice de aici și le puteți personaliza pentru uzul dvs.

Aceste șabloane pot fi folosite pentru aproape orice. Dacă este Halloween și faci postere sau faci propriile tale măști pentru copii și doresc să le promoveze atunci că totul se poate face în Microsoft Word cu șabloanele pe care le au. Doar puțină editare de text și ești gata!

Procedură :

Fișier > Nou > Căutați șabloane online > Alegeți un șablon > Creați > Personalizați

Instrument de căutare și înlocuire

  Masworkd găsiți și înlocuiți
Instrumentul Găsiți și înlocuiți este o altă caracteristică pe care o are Microsoft Word, care poate detecta ușor și convenabil toate cuvintele similare pe care încercați să le găsiți în document.

Acest lucru evidențiază aceste cuvinte, ceea ce poate oferi o detectare mai ușoară a oricăror erori cu acel set special de cuvinte, plus, de asemenea, facilitează găsirea anumitor cuvinte cheie pe care doriți să le schimbați.

Nu numai că, dar puteți înlocui aceste cuvinte cu un altul, ceea ce face mai ușor să schimbați un anumit cuvânt dacă ați greșit de la început ortografierea sau utilizarea acestuia.

Procedură:

Fila Acasă > Găsiți > Înlocuiți > Alegeți o opțiune

Traducătorul de limbi încorporat de la Microsoft Word

  mas traducător de limbaj de cuvinte
S-au dus zilele în care trebuia să găsiți manual o altă aplicație pentru a vă traduce textul, deoarece Microsoft Word include și o funcție specifică care vă permite să traduceți cuvinte în program.

Cu traducătorul încorporat al Microsoft Word, puteți evidenția textul specific pentru care aveți nevoie de traducere și puteți obține rezultatele cu acuratețe și într-un ritm fulgerător. Aveți acces la aproximativ 103 de limbi pentru traducere, făcându-l foarte convenabil de utilizat în timp ce rămâneți cu un singur software.

Procedură:

Evidențiați Text > Faceți clic dreapta pe Textul evidențiat > Traduceți > Alegeți limba > Inserați

Țineți apăsat Ctrl în selectarea propozițiilor întregi

  mas word selectează o propoziție întreagă
Adesea, trebuie doar să tăiați propoziții care fie nu se potrivesc, fie ați depășit numărul de cuvinte de pe lucrarea la care lucrați. Selectarea manuală a fiecărui text individual poate fi dificilă, dar chiar nu trebuie să faceți asta.

Ținerea apăsată pe CTRL în timp ce selectați un singur text dintr-o propoziție vă permite automat să evidențiați întreaga propoziție fără a fi nevoie să găsiți începutul și sfârșitul acesteia. Doar faceți clic, ștergeți sau editați imediat.

Procedură:

Țineți apăsat CTRL > Selectați propoziții

Utilizarea modului de focalizare

  mod de focalizare mas cuvânt
Pentru acest exemplu, să folosim a
e-mail pentru abandonarea coșului strategie ca o modalitate prin care această caracteristică s-ar dovedi utilă și benefică.

Modul Focus este o caracteristică din Microsoft Word care vă permite să vizualizați întregul document fără ca toate interfețele de utilizator inutile să vă deranjeze curățarea. Acest lucru este eficient în special atunci când aveți de-a face cu cantități mari de date care pot fi greu de vizualizat.

În scopul corecturii în a marketing prin e-mail de succes campanie, ar trebui să căutați manual fiecare nume, adresă și toate celelalte detalii pentru a vă asigura că nu sunt prezente erori, iar modul Focus vă poate ajuta cu siguranță să obțineți o vedere mai clară a detaliilor.

Puteți edita în continuare în modul Focus, doar faceți clic pe cele trei puncte vizibile de mai sus și veți fi întâmpinat cu interfața și veți avea înapoi toate instrumentele necesare pentru a edita documentul și a reveni direct la corecturi.

Procedură :

Vizualizare > Focalizare >  Defilare

Verificarea lizibilității documentului

  lizibilitatea documentului mas word
Dacă te-ai întrebat vreodată cum se punctează sau se consideră calitatea întregului tău text, atunci probabil că te-ai distra știind că există o funcție în Microsoft Word care îți oferă statistici de lizibilitate.

Acest lucru poate suplimenta verificările gramaticale și ortografice existente pe care Microsoft Word vi le oferă deja în mod implicit, dar pentru Citibilitatea documentelor, atunci ar trebui să bifați și să activați acest lucru înainte de a continua să obțineți detaliile pe care le doriți.

Odată ce ați făcut acest lucru, totuși, rapoartele privind starea de lizibilitate vor fi incluse și de fiecare dată când efectuați o gramatică și verificare a ortografiei pentru documentul dvs.

Procedură:

Fișier > Opțiuni > Verificare > Bifați „ Verificați gramatica cu spelin g' & ' Afișați statistici de lizibilitate ” Ok > Înapoi la document > Revizuire > Ortografie și gramatică

Funcții intermediare -

Funcțiile intermediare sunt puțin diferite. Acest lucru necesită adesea să faceți mai întâi un proces înainte de a putea executa cu precizie aceste caracteristici. Cu toate acestea, ele încă merită timpul și efortul de făcut.

Creați șabloane personalizate

  construiți șabloane personalizate în mas word
Sa menționat deja că puteți obține șabloane prefabricate furnizate de Microsoft, dar cum rămâne cu propriile șabloane personalizate? Poți să faci și asta!

Dacă v-ați creat deja propriul design și șabloane personalizate care se potrivesc publicului dvs., atunci puteți integra cu ușurință aceste șabloane în Microsoft Word.

Procedură :

Fișier > Salvare ca > În dosar (Utilizatori/Utilizator/Documente/Șabloane personalizate de birou) > Salvare

Automatizarea transcripției fișierelor audio

  automatizați transcrierea fișierelor audio în mas word
Această caracteristică strălucește cel mai bine dacă sunteți predispus să utilizați videoclipuri și audio pentru documentul dvs. Dacă sunteți un creator de conținut care este implicat în
platforme de partajare video ca Youtube, atunci acest lucru ar ajuta foarte mult pentru transcrieri.

Cu toate acestea, există o problemă în ceea ce privește traducerea detaliilor tehnice.

Să presupunem că doriți să creați un videoclip despre stabilizatoare pentru camere și de multe ori ar trebui să intre în detalii cu cuvinte tehnice și mărci. Acestea ar crea unele probleme cu privire la modul în care software-ul transcrie, așa că ar fi în continuare cel mai bine să priviți și să revizuiți textul după aceea.

Deși este o funcție foarte puternică în Microsoft Word, aceasta este limitată doar la transcrierea în limba engleză, dar este încă mult mai bine să o aveți ca caracteristică. Aveți două opțiuni pentru aceasta, fie că mergeți pentru înregistrarea audio live sau pentru încărcarea unui fișier audio deja înregistrat.

Procedură:

Acasă > Dictează > Transcrie > Încărcați / Începeți înregistrarea

Comoditate în piese rapide

  piese rapide în MS Word
Quick Parts este o altă caracteristică pentru Microsoft Word care vă permite să introduceți „șabloane” în documentul dvs. în care textul este atribuit automat. Această caracteristică este deosebit de eficientă pentru e-mailurile companiei pentru sensibilizări.

Odată ce ați aplicat numele companiei în filă, părțile rapide vor detecta automat acest lucru și vor introduce numele în toate șabloanele Quick Part pe care le-ați aplicat în documentul dvs.

Acest lucru vă ajută să nu adăugați manual numele fiecărui document. Acest lucru devine cu atât mai important dacă aveți de-a face și cu mai multe nume sau adrese de companii.

Procedură:

Inserare > Părți rapide > Proprietate document > Alegeți oricare dintre șabloane > Aplicați documentului

Salvarea documentului instantaneu pe Google Drive

  salvați documentele instantaneu în driverul Google
Acesta este puțin mai dificil de făcut, deoarece necesită instalarea unei alte platforme, dar dacă utilizați vreodată un serviciu de stocare în cloud precum Google Drive, va merita timpul să integrați aplicația în Microsoft Word.

În mod prestabilit, nu veți putea salva automat fișierele Word în Google Drive în momentul de față, dar dacă aveți Google Drive instalat pe computer, acesta va fi inclus ca una dintre zonele pentru a vă salva documentele, ceea ce face lucrurile. cu atât mai ușor.

Procedură:

Instalare Google Drive > Reporniți Microsoft Word > Fișier > Salvați ca > Google Drive

Pentru salvare manuală:

Instalare Google Drive > Reporniți Microsoft Word > Fișier > Salvare ca > Explorator de fișiere > Google Drive

Inspectorul de documente

  inspector de documente ms word
Document Inspector seamănă mult cu instrumentul Găsește și înlocuiește, dar acesta este creat pentru a viza anumite date din document. De exemplu, acestea pot include text ascuns, comentarii de conținut invizibil, informații personale, proprietăți personalizate și multe altele.

Puteți verifica cu ușurință documentele cu acest instrument, spre deosebire de verificarea manuală pe care să căutați în Instrumentul Găsiți și înlocuiți, deoarece puteți pur și simplu să bifați casetele din instrumentul Inspectați documentul pentru a găsi instantaneu datele de care aveți nevoie.

Procedură:

Fișier > Informații > Verificați probleme > Inspectați documentul

Caracteristici super secrete -

Nu sunt chiar super secrete, dar acestea sunt caracteristici despre care probabil nici nu știi că există în Microsoft Word, pur și simplu pentru că nu sunt suficient de discutate. Cu toate acestea, ele pot fi la fel de utile dacă doriți să fie și, în situații specifice, ar putea fi doar instrumentele de care aveți nevoie.

Crearea textului de umplere aleatoriu

  text de umplere aleatoriu în MS Word
Ori de câte ori trebuie să creați text de umplere pentru documentul dvs., nu trebuie să căutați text aleatoriu pe net sau trebuie să treceți prin efortul de a crea propriul dvs., dar, în schimb, puteți face acest lucru în Microsoft Word cu Lorem Ipsum.

De asemenea, urmează cu toată formatarea și stilul de care aveți nevoie, așa că este mult mai convenabil decât a trebui să luați text aleatoriu din surse externe.

Procedură:

Tastați „=lorem(a,b)” pe document, unde „A” este numărul de paragrafe pe care le doriți și
„B” este numărul de propoziții pe care le doriți în fiecare paragraf

Ajustare automată a datei și orei

  ajustarea automată a datei și orei în ms Word
Ori de câte ori lucrați la fișiere și actualizați în mod constant fiecare document, va trebui să adăugați manual datele de fiecare dată când lucrați la ele. Acesta poate fi adesea o modalitate incomod de a face lucrurile, mai ales dacă lucrați la asta cu multe alte fișiere.

Acest lucru funcționează cel mai bine pentru documentele care au multe numere implicate, cum ar fi pentru Servicii de contabilitate cloud . Având o dată și oră automată, puteți face minuni în reducerea timpului pe care îl aveți pentru a lucra la fiecare număr specific.

Procedură:

Inserare > Data și ora > Bifează „Actualizează automat”

Recuperarea fișierelor MS Word blocate

  recuperați fișierele ms Word prăbușite
Una dintre cele mai tragice situații care se pot întâmpla în timp ce lucrați la un document este să aveți accidente sau situații neașteptate, cum ar fi erori, blocări, BSOD și multe altele.

Ceea ce este și mai rău este că, în aceste situații neașteptate, este posibil să nu fi salvat încă documentul, ceea ce este cel mai rău caz care se poate întâmpla. Din fericire, nu totul este pierdut.

Microsoft Word are o caracteristică specifică care vă salvează automat documentele în mod constant în timpul progresului dvs. Microsoft Word etichetează această caracteristică drept „AutoRecover”. În mod normal, o solicitare va apărea data viitoare când deschideți Microsoft Word, care vă va spune să începeți de la cea mai apropiată salvare de recuperare, dar ce se întâmplă dacă nu apare?

Puteți să parcurgeți manual directorul de fișiere în sine și să verificați eventualele recuperări pe care le-a făcut Microsoft Word în timpul documentului și sunt șanse ca totul să fi fost salvat sau o majoritate a conținutului este încă acolo.

Procedură :

Fișier > Opțiuni > Salvare > Locație fișier de recuperare automată > Răsfoire

Conversia documentelor PDF și HTML

  convertiți documentul ms Word în pdf și html
O altă caracteristică de care probabil nu v-ați dat seama este că vă puteți converti documentele Word în fișiere PDF și HTML. Acest lucru funcționează și dacă sunteți un
dezvoltator web precum în cazul A plati și aveți nevoie de o platformă pentru dezvoltatorii de software pentru a vedea un cod HTML sau pentru a crea unul prin MS Word, deși aceasta nu este chiar o idee convenabilă în sine, dar este totuși o opțiune disponibilă pentru a alege.

Odată ce le salvați ca aceste tipuri de fișiere, ele vor funcționa similar fișierelor HTML pe care le-ați codificat sau fișierelor PDF pe care le-ați creat. Același lucru este valabil și invers.

Procedură:

Fișier > Salvare ca > Salvare ca tip

Găsirea personajelor ascunse

  găsiți caractere ascunse în ms Word
Dacă creați sau examinați un document, doriți să fiți amănunțit în timp ce procedați cu el și este posibilă probabilitatea ca în document să existe conținut ascuns, mai ales dacă aveți colegi de muncă și un
cultura companiei care vrea să dea glume pe April Fools.

Dacă doriți să ștergeți această șansă și să obțineți ultimul râs, atunci deschideți instrumentul de caractere ascunse pentru documentul dvs. pentru a vedea tot ce se întâmplă.

Procedură:

Acasă > Afișare/Ascunde sau (CTRL + Shift + 8)

Macbook Pro pornește, dar ecranul rămâne negru

Concluzie

Există încă o mulțime de funcții pe care le oferă Microsoft Word și acesta este doar vârful aisbergului. Cunoașterea totul va necesita ceva timp și experiență, dar dacă doriți să maximizați utilizarea platformei, atunci învățarea platformei va fi utilă și, fără îndoială, chiar considerată ca un hacking de creștere strategie de productivitate.

Dacă sunteți interesat de mai multe detalii despre Microsoft Word; Aruncă o privire la acest articol pentru a afla la ce te poți aștepta Microsoft Office 2021 deoarece este cea mai nouă actualizare Microsoft din pachetul lor software.

Articole similare

>> 7 Hack-uri Microsoft Word pe care trebuie să le cunoașteți în 2022
>> Top 14 trucuri și sfaturi Microsoft Word pe care ar trebui să le cunoașteți
>> Ghid de comparare a versiunilor Microsoft Word-2010 vs. 2013 vs. 2016 vs. 2019
>> Cheat sheet Microsoft Office Word

Obțineți mai multe articole și sfaturi pentru centrul de ajutor, abonându-vă la buletinul informativ de mai jos!

Alegerea Editorului


REZOLVAT: Eroare la încercarea de a instala aplicații Office pe 32 de biți sau pe 64 de biți

Centru De Ajutor


REZOLVAT: Eroare la încercarea de a instala aplicații Office pe 32 de biți sau pe 64 de biți

Nu puteți amesteca versiunile de 64 de biți și 32 de biți ale Office. Dacă faceți acest lucru, veți primi „Nu s-a putut instala Office”. Iată cum să eliminați această eroare.

Citeşte Mai Mult
Trebuie să arăți bine la Zoom? Le-am cumpărat pe Amazon

Centru De Ajutor


Trebuie să arăți bine la Zoom? Le-am cumpărat pe Amazon

Aceste produse de pe Amazon vă vor îmbunătăți imaginea în timpul întâlnirilor Zoom și vor lăsa o impresie pozitivă și durabilă asupra managerilor, colegilor și șefului dvs.

Citeşte Mai Mult