13 sfaturi și trucuri Excel pentru a vă transforma într-un profesionist

Microsoft Excel este o aplicație cu sute de instrumente și posibilități infinite. Acest lucru poate fi destul de intimidant pentru utilizatorii care abia încep cu software-ul. Sfaturile și trucurile de mai jos au ca scop îmbunătățirea și rapiditatea experienței dvs. cu utilizarea aplicației. Nu contează cât de multă experiență aveți cu Microsoft Excel, suntem aici pentru a vă ajuta să vă creșteți productivitatea și eficiența atunci când creați noi proiecte.

Sfaturi și trucuri Microsoft Excel

Notă : Sfaturile de mai jos sunt scrise pentru Excel 2016 sau o versiune ulterioară. Versiunile anterioare ale Microsoft Excel pot necesita pași diferiți sau pot lipsi caracteristici.

Să vedem cum puteți deveni un utilizator profesionist Excel utilizând pur și simplu 13 sfaturi și trucuri.

1. Adăugați mai multe rânduri și coloane simultan

cum să inserați mai multe coloane simultan în Excel

Foaia de calcul este cel mai frecvent lucru pe care îl veți face în Excel. Ori de câte ori creați foi de calcul, veți adăuga rânduri și coloane noi, uneori sute simultan. Acest truc simplu face mai ușor să o faceți într-o fracțiune de secundă, mai degrabă decât să adăugați manual intrări noi.

Acesta este modul în care puteți adăuga mai multe rânduri sau coloane simultan în Excel.

ce este wsappx (2)

1. Evidențiați aceeași cantitate de rânduri sau coloane pe care doriți să o inserați. Rândurile și coloanele pot avea date în interiorul acestora - acest lucru nu va afecta noile celule.
2. Faceți clic dreapta pe oricare dintre celulele selectate, apoi faceți clic pe Introduce din meniul contextual.
3. Noile celule goale vor apărea deasupra sau de fiecare parte a primei celule pe care ați evidențiat-o inițial. Aceasta poate fi selectată.

După cum puteți vedea în exemplul de mai jos, crearea de celule noi în bloc este extrem de ușoară și vă va economisi timp.

2. Aplicați filtre datelor dvs.

Filtrarea tipului de element care se afișează într-o foaie de calcul Excel

Când lucrați cu seturi de date, simplificarea acesteia vă poate ajuta să vedeți tiparele și alte informații cruciale de care aveți nevoie. Navigarea prin sute de rânduri și coloane pentru anumite intrări de date lasă doar loc pentru erori. Aici filtrele de date Excel sunt de mare ajutor.

După cum sugerează și numele, filtrele vă ajută să vă curățați datele și vă arată doar intrările potrivite pentru anumite criterii. De exemplu, dacă aveți o listă lungă de clienți, dar doriți doar să afișați persoane din California, aplicați un filtru. Va ascunde fiecare intrare de client care specifică o locație diferită. Este atât de ușor!

Să vedem cum puteți implementa filtre în foile dvs. de calcul Excel.

1. Deschideți foaia de calcul pe care doriți să o filtrați.
2. Faceți clic pe Date din panglică și selectați Filtru . Aceasta va activa filtrarea pentru întreaga dvs. foaie de calcul, pe care o puteți observa prin săgețile drop-down adăugate pentru fiecare antet.
3. Faceți clic pe săgeata drop-down pentru coloana după care doriți să filtrați. Ar trebui să apară o nouă fereastră.
4. Selectați modul în care doriți să fie organizate datele dvs. Eliminați bifa din orice antet pe care nu doriți să o afișați și personalizați modul în care Excel vă sortează datele rămase.

3. Eliminați intrările duplicate cu un singur clic

Eliminați celulele duplicate din Excel

Mai ales în seturi mari de date, este posibil să aveți câteva intrări duplicate nedorite. Deși este posibil să găsiți manual aceste intrări, există o modalitate mult mai rapidă de a le elimina fără a lăsa nimic în urmă. Să vedem cum.

1. Evidențiați rândul sau coloana din care doriți să eliminați duplicatele.
2. Deschide Date din panglică, apoi faceți clic pe Eliminați duplicatele butonul de sub Instrumente . Va apărea o nouă fereastră în care puteți confirma datele cu care doriți să lucrați.
3. Faceți clic pe Eliminați duplicatele buton. Aici este!

4. Folosiți formatarea condiționată

Formatare condiționată în Excel

Formatarea condiționată este un ajutor vizual imens atunci când analizați seturi de date. Schimbă culoarea unei celule pe baza datelor din ea și a criteriilor pe care le-ați setat. Aceasta poate fi utilizată pentru a crea hărți de căldură, informații comune despre codul de culoare și multe altele. Să vedem cum puteți începe să implementați această caracteristică în foile dvs. de calcul.

1. Evidențiați grupul de celule cu care doriți să lucrați.
2. Asigurați-vă că sunteți pe Acasă din panglică, apoi faceți clic pe Formatarea condițională .
3. Selectează logică pe care doriți să îl utilizați din meniul derulant sau să creați propria regulă pentru a personaliza modul în care Excel tratează fiecare celulă.
4. O nouă fereastră ar trebui să se deschidă, unde puteți oferi Excel regulile necesare pentru a sorta corect datele. Când ați terminat, faceți clic pe O.K și vedeți rezultatele.

5. Importați un tabel de pe internet

Introduceți tabelul de pe web în Excel (Sursa: Analytics Tuts)

Excel vă permite să importați rapid tabele de pe internet, fără să vă faceți griji cu privire la formatare sau la celule ciudate. Să aruncăm o privire la modul în care puteți face acest lucru direct din software-ul în sine.

1. Treceți la Date din panglică, apoi faceți clic pe De pe Web buton.
2. În browserul web, introduceți adresa URL a site-ului care conține tabelul pe care doriți să îl inserați. De exemplu, vom lucra cu un Exemple de date Excel tabel din Contexturi.
3. Loveste Merge buton. După ce site-ul se încarcă, derulați în jos până la tabelul pe care doriți să îl inserați.
4. Faceți clic pe Faceți clic pentru a selecta acest tabel Caseta de bifat.
5. Faceți clic pe Import buton.
6. Click pe O.K . Tabelul ar trebui să apară în foaia de calcul ca celule.

6. Accelerați procesul de lucru cu Completarea automată

Utilizarea completării automate în Excel

Introducerea unei serii de date repetitive devine obositoare destul de repede. Pentru a combate acest lucru, utilizați AutoFill. Este o funcție extrem de simplă și ușor de implementat care recunoaște modele repetitive, cum ar fi datele și completează automat celulele lipsă. Iată cum să îl utilizați.

1. Selectați celulele pe care doriți să le utilizați ca model.
2. Plasați cursorul în coltul din dreapta jos a unei celule până când cursorul se transformă într-un negru + semn. Aceasta indică caracteristica de completare automată.
3. Apasă si menține mouse-ul, apoi glisați cursorul în jos în timp ce țineți apăsat clicul. Ar trebui să vedeți datele prevăzute în timp ce mișcați mouse-ul.
4. Lăsați mouse-ul când sunteți mulțumit de intrări.

7. Introduceți cu ușurință o captură de ecran

Introduceți o captură de ecran în Excel (Sursa: WebNots)

Dacă doriți să includeți o captură de ecran a unei aplicații pe care o aveți deschisă, dar nu doriți să treceți prin procesul adesea complicat de salvare, Excel vă are spatele. Folosind această caracteristică simplă, puteți captura orice fereastră activă și puteți introduce imediat imaginea făcută în Excel.

Pentru ao utiliza, trebuie doar să faceți clic pe Introduce fila și selectați Captură de ecran . Alegeți oricare dintre ferestrele deschise în prezent și sunteți bine să mergeți.

8. Adăugați casete de selectare în foaia de calcul

Adăugați o casetă de selectare interactivă în foile de calcul Excel

Știați că puteți adăuga casete de selectare în foile dvs. de calcul Excel? Acum da. Iată cum să o faceți. Asigurați-vă că Dezvoltator fila este activată în panglică!

1. Evidențiați celula la care doriți să adăugați o casetă de selectare.
2. Treceți la Dezvoltator fila din Panglică.
3. Adauga o Caseta de bifat sau butonul de opțiune în funcție de ceea ce aveți nevoie în foaia dvs.

9. Utilizați comenzile rapide Excel

Excel primește întotdeauna creditul pe care îl merită pentru a oferi utilizatorilor săi o gamă largă de caracteristici și capabilități. Pentru a deveni cu adevărat un expert în Excel, trebuie să știți despre comenzile rapide de la tastatură. Iată câteva dintre topuri, cele mai utilizate comenzi rapide Excel trebuie să știți pentru a vă ridica jocul Excel chiar acum:

• Selectați o coloană : Faceți clic pe o celulă dintr-o coloană, apoi apăsați pe Ctrl + Spaţiu chei.
• Selectați un rând : Faceți clic pe o celulă într-un rând, apoi apăsați pe Schimb + Spaţiu chei.
• Porniți o nouă linie într-o celulă : Presa Tot + introduce pe măsură ce tastați pentru a începe o nouă linie.
• Introduceți ora curentă : Apasă pe Ctrl + Schimb + Colon () chei.
• Introduceți data curentă : Presa Ctrl + Colon () chei.
• Ascundeți o coloană : Apasă pe Ctrl + 0 chei.
• Ascunde un rând : Apasă pe Ctrl + 9 chei.
• Afișați sau ascundeți formule : Apasă pe Ctrl + Tilde (~) chei.

10. Eliminați liniile de grilă dintr-o foaie de calcul

Dacă doriți o pânză complet goală în Excel, puteți elimina liniile de grilă din orice foaie de calcul cu un singur clic. Du-te la Vedere din panglică, apoi deselectați fișierul Linii de grilă opțiune în Spectacol secțiune.

11. Introduceți rapid un tabel pivot

Tabelele pivot sunt extrem de utile atunci când vă analizați și prezentați datele. Selectați toate celulele pe care doriți să le utilizați, apoi creați un tabel pivot accesând Introduce filă și făcând clic Tabelele pivot recomandate .

12. Adăugați comentarii la formulele dvs.

Comentariile sunt o modalitate ușoară de a vă căuta formulele sau de a le face mai ușor de înțeles pentru spectatori. Pentru a adăuga un comentariu, pur și simplu adăugați + N (comentează aici) după formula ta. Acest lucru nu va apărea în celula însăși, totuși, îl veți putea vedea în bara de formule.

13. Desenați-vă ecuațiile

Excel convertește ecuațiile scrise de mână în text (Sursa: HowToGeek)

În Excel 2016 și versiunile ulterioare, puteți să desenați ecuații și să le faceți ca Excel să le convertească în text.

1. Du-te la Introduce fila din Panglică.
2. Click pe Ecuaţie , apoi selectați Ecuația cernelii .
3. Scrieți ecuația în caseta galbenă.

Gânduri finale

Dacă sunteți în căutarea altor ghiduri sau doriți să citiți mai multe articole legate de tehnologie, vă recomandăm să vă abonați la newsletter-ul nostru. Publicăm periodic tutoriale, articole de știri și ghiduri pentru a vă ajuta.

Ați putea dori, de asemenea:

> Cum să faceți referire la o altă foaie în Excel

> Cum se creează rândul antet Excel

> Top 51 de șabloane Excel pentru a vă spori productivitatea

serviciul de notificare a evenimentelor de sistem nu pornește