Cum să vă optimizați Mesaje primite Outlook în 5 pași simpli

O căsuță de e-mail aglomerată este o veste proastă. Nu este doar greu să găsești e-mailuri importante, dar vei obține din ce în ce mai puțin motivație pentru a deschide aplicația Mail în fiecare zi. Ce poți face pentru a evita o dezordine printre mesajele tale? Pur și simplu optimizați căsuța de e-mail Outlook utilizând cei 5 pași simpli de mai jos.

Dacă v-ați simțit vreodată neliniștit când vă uitați la e-mailurile primite, acest articol este pentru dvs. Nu mai lăsați e-mailurile să se acumuleze și să vă asalteze cu notificări, optimizându-vă simpla căsuță de e-mail. Nu trebuie să vă monitorizați în mod constant e-mailurile și să petreceți ore în șir încercând să ștergeți totul. Doar aruncați o privire la acești 5 pași simpli în Outlook pentru Microsoft 365 și rezolvați totul.

Notă : Majoritatea acestor funcții se aplică Outlook pentru Microsoft 365 / Office 365. Cu toate acestea, unele dintre ele sunt disponibile și prin intermediul serviciului de e-mail Microsoft, Outlook.com.

Optimizați-vă Mesaje primite Outlook în 5 pași simpli

Să vedem cum poți deveni un profesionist Outlook în organizarea poștei și, în cele din urmă, să obții acea căsuță de e-mail cu notificări zero la care visai.

1. Curățați ștergând e-mailurile duplicate

Știați că Outlook are un instrument automat pentru ștergerea e-mailurilor duplicat? Acum da. Utilizați această caracteristică pentru a reduce rapid numărul de e-mailuri pe care trebuie să le consultați în fiecare zi în doar câteva clicuri.

1. Deschideți căsuța de e-mail pe care doriți să o ștergeți. Asigurați-vă că rămâneți la valoarea implicită Acasă filă - puteți verifica pe care filă vă aflați uitându-vă la interfața antetului Ribbon.
2. Extindeți A curăța din meniul derulant, apoi alegeți oricare dintre ele Curățați dosarul sau Curățați conversația , în funcție de nevoile tale.
   
   
3. O fereastră va apărea pe ecran. Confirmați că doriți să ștergeți conversația sau dosarul și vedeți cum scade numărul de e-mailuri necitite din căsuța de e-mail.

Ce este bun în funcția de curățare este faptul că toate articolele șterse pot fi recuperate pentru o anumită perioadă de timp. Le puteți găsi în Elemente sterse din partea laterală a ferestrei Outlook.

2. Creați dosare pentru e-mailurile dvs.

Dacă aveți fiecare dintre mesajele primite într-un singur dosar ar putea fi confuz. Sigur, spamul este de obicei sortat în categoria e-mailurilor nesolicitate, dar orice altceva depinde de dvs. Personal vă recomand să configurați câteva dosare esențiale și să sortați mesajele primite în fiecare zi.

Urmărind Realizarea lucrurilor ® sau GTD ® metodologie de organizare a sarcinilor, puteți îmbunătăți cu ușurință productivitatea cu Outlook. În primul rând, ar trebui să creați trei foldere diferite:

• Mesaje primite (implicit) - Lăsați e-mailurile importante în căsuța de e-mail implicită. Acestea ar trebui să fie mesaje la care puteți răspunde imediat sau la care trebuie să participați urgent.
• A face - Trageți e-mailuri neurgente în acest folder. Puteți să vă păstrați căsuța de e-mail curată și să aveți grijă de aceste mesaje mai târziu în timpul zilei.
• Urmare - Mutați e-mailurile în acest dosar pe care le-ați pus în așteptare, cum ar fi răspunsurile pe care le așteptați sau sarcinile pe care le-ați amânat.
• Memento-uri - Unele e-mailuri nu necesită deloc să le răspundeți. Păstrați-le într-un folder separat, astfel încât să puteți privi întotdeauna înapoi și să le găsiți cu ușurință.

Notă : Pentru a crea foldere noi, pur și simplu faceți clic pe folderul din căsuța de e-mail și selectați Dosar nou. Aici, trebuie doar să tastați numele și apăsați Enter.

Ar trebui să începeți în fiecare zi prin sortarea e-mailurilor în aceste categorii, apoi să programați o oră pentru a vă îndrepta mai târziu către dosarul dvs. de făcut. Asigurați-vă că rămâneți în concordanță cu acest lucru! Puteți continua să sortați primirile de e-mail pe tot parcursul zilei.

Dacă este necesar, nu vă fie teamă să creați mai multe foldere, această metodă ar trebui personalizată numai pentru dvs. și pentru dvs.

3. Utilizați vizualizarea Task

Știați că puteți crea sarcini din e-mailuri? Ori de câte ori primiți un mesaj pe care doriți să îl convertiți într-o sarcină, pur și simplu trageți-l în pictograma listei de sarcini Outlook pentru a afișa expertul de configurare a sarcinilor. Aici puteți oferi sarcinii un nume, o descriere și chiar configura un memento.

Dacă setați un memento, sarcinile vor apărea în mod similar cu un memento de întâlnire la ora specificată. Acest lucru vă permite să rămâneți organizat și să creați sarcini cu ușurință, direct din e-mailurile primite.

4. Setați reguli pentru a sorta automat mesajele primite

Regulile vă permit să mutați, să semnalizați și să răspundeți automat la mesajele de e-mail, ceea ce face mult mai ușor să operați Outlook. Puteți utiliza reguli pentru a reda sunete, pentru a muta mesaje în foldere sau pentru a afișa automat alerte de elemente noi.

Personal găsesc cea mai utilă regulă abilitatea de a muta un articol de la un anumit expeditor sau cu anumite cuvinte cheie din rândul subiectului într-un alt folder. Aceasta înseamnă că, dacă sunt îndeplinite anumite criterii, un e-mail va fi mutat în căsuța de e-mail specificată fără a fi nevoie să o atingeți.

Iată un ghid de bază despre cum să configurați o regulă în Outlook.

1. Faceți clic dreapta pe un mesaj din căsuța de e-mail sau dintr-un alt folder de e-mail și selectați Reguli .
2. Selectați una dintre opțiuni. Pentru a vizualiza mai multe opțiuni, selectați Creați o regulă .
3. În Creați o regulă caseta de dialog, bifați una sau mai multe dintre primele trei casete de selectare.
4. În Urmează următoarele instrucțiuni secțiune, dacă doriți ca regula să mute un mesaj într-un folder, verificați Mutați articolul în dosar cutie.
5. Selectați folderul de destinație din Selectați Folder dialog care apare, apoi faceți clic pe O.K .
6. Clic O.K încă o dată pentru a vă salva regula.

5. Profitați de categorii

Codificarea colorată a e-mailurilor dvs. vă va ajuta să identificați și să grupați cu ușurință elementele asociate în Outlook. Puteți alege dintr-un set de categorii implicite sau să creați propriile dvs., apoi să atribuiți categoriile la e-mailurile dvs. Outlook.

Pentru a atribui o categorie de culori din panoul de citire sau dintr-un mesaj deschis, selectați Clasificați de la Etichete grup pe panglică și selectați o categorie din listă.

Gânduri finale

Dacă doriți să citiți mai multe articole legate de tehnologia modernă, vă recomandăm să vă abonați la newsletter-ul nostru. Publicăm în mod regulat tutoriale, articole de știri și ghiduri pentru a vă ajuta în viața tehnică de zi cu zi.